La gestion d’archives est un des grands enjeux pour les petites et grandes entreprises en France, de la petite boutique à la multinationale. Découvrez les conseils de Stocker Ranger pour gérer au mieux le stockage de vos archives et éviter les encombrements et l’accumulation de paperasses.
Pourquoi est-ce important de stocker ses archives professionnelles
Pour entreposer vos archives, il y a plusieurs raisons valables :
- Gagner de la place dans votre entreprise ou chez vous,
- Économiser sur le coût du stockage et de la gestion des documents archivés,
- Libérer du personnel qualifié pour d’autres tâches,
- Assurer une meilleure protection des documents contre la poussière, l’humidité et les températures extrêmes.
En stockant vos archives dans un entrepôt sécurisé et climatisé, vous éviterez les encombrements et l’accumulation de paperasses. De plus, vous pourrez y accéder à tout moment et retrouver facilement le document que vous cherchez.
Alors n’attendez plus et entreposer vos archives dans un entrepôt sécurisé! Contactez nos professionnels Stocker Ranger pour connaître les différentes solutions de stockage: location de self-box ou de garde-meubles sécurisés. Des services parfaitement adaptés à la conservation des documents.
Où stocker ses archives?
Il existe plusieurs solutions pour stocker vos archives :
- Un self stockage,
- Un garde-meuble.
Stockage d’archives dans un self-stockage
Ce type de location est plus économique que le stockage en entrepôt traditionnel. Il peut se faire sur une courte ou moyenne durée et nécessite un minimum de logistique. Le stockage dans un self stockage est donc adapté aux archives qui ne sont pas consultées fréquemment et qui peuvent être stockées dans des cartons.
Stockage d’archives dans un garde-meuble
Le stockage dans un garde meuble est une solution intermédiaire, plus économique qu’un stockage en entrepôt et moins contraignante qu’un stockage dans un self stockage.
Il est adapté aux archives qui sont consultés régulièrement et qui nécessitent une certaine logistique pour être stockées (cartons, meubles, etc.).
Le stockage des archives avec Stocker Ranger est la solution la plus économique aussi à court et long terme. Il permet de ranger les archives dans des conditions optimales (climatisation, sécurité, accès 24h/24 et 7j/7) et d’y accéder facilement grâce à un système de stockage et d’indexation performant.
Une fois que vous avez défini quel type de box de stockage convient le mieux au stockage de vos archives, vous devez en définir l’espace. En effet, les archives prennent souvent beaucoup de place et il est important de choisir un espace suffisamment grand pour entreposer tous vos documents.
Généralement, pour ce genre de stockage, un volume de 3 mètres cube est nécessaire. Cela correspond à environ 300 cartons d’archives. Pour les entreprises plus importantes, vous pouvez choisir un espace plus grand, c’est-à-dire une unité de stockage de 6 ou 9 mètres cubes.
Pour en savoir plus sur les différents espaces disponibles, contactez Stocker Ranger. Nos professionnels se feront un plaisir de vous conseiller et de vous trouver la solution de stockage qui convient à votre entreprise!
Comment protéger les archives ?
Les archives sont des documents importants et fragiles qui doivent être stockées dans des conditions optimales pour préserver leur intégrité. Il est donc important de bien les protéger contre la poussière, l’humidité et les températures extrêmes.
Pour ce faire, vous pouvez entreposer vos archives dans un box climatisé et sécurisé comme celui de Stocker Ranger. Ces espaces sont équipés de systèmes de climatisation et de chauffage performants pour assurer une température.
Comment archiver les documents d’une entreprise ?
La clé dans le stockage d’archives professionnelles est sans aucun doute l’organisation. En effet, stocker des archives n’est pas chose facile, surtout si elles sont volumineuses. Il est donc important d’organiser vos documents avant de les organiser pour pouvoir les retrouver facilement lorsque vous en avez besoin.
Pour organiser vos archives, vous pouvez utiliser différents systèmes d’indexation tels que :
– les classeurs à suspension,
– les classeurs à rouleaux,
– les armoires à fichiers,
– les coffres-forts.
Chacun de ces systèmes d’indexation a ses avantages et ses inconvénients. À vous de choisir celui qui vous convient le mieux en fonction de vos besoins et de votre budget.
Une fois que vos documents sont bien organisés, vous pouvez les conserver dans un de nos box climatisés et sécurisés. Ces espaces de stockage sont équipés de systèmes de climatisation et de chauffage performants pour assurer une température idéale. Ils sont également équipés d’un système d’indexation performant pour faciliter l’accès à vos documents.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter nos professionnels Stocker Ranger ! Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller et de trouver la solution de stockage idéale pour vos archives professionnelles. Par exemple, à Stocker Ranger Compiègne, vous trouverez toutes les dispositions nécessaires pour ranger vos archives.
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